„Mit Abacus macht die Spesenerfassung Spass“

Dieser Text ist ein Advertorial, verfasst vom Kunden.

Im Interview mit Abacus verrät Stähli, welche Vorteile sich durch das Abacus Spesenmanagement für die BKW Building Solutions ergeben.

Murielle Stähli, wie viele Spesenbelege werden jährlich bei der BKW Building Solutions verarbeitet?

Murielle Stähli: Im Jahr 2021 haben wir 91’000 Spesenbelege verarbeitet. Das Abacus Spesenmanagement hat sich also für uns gelohnt!

Warum haben Sie sich für das Spesenmanagement von Abacus entschieden?

MS: Wir haben Abacus schon lange im Einsatz. Wir haben uns zum Ziel gesetzt, die HR Prozesse zu digitalisieren. Dazu gehört eine digitale Zeit- und Leistungserfassung sowie ein digitaler Spesenprozess. Für uns war die Smartphone App AbaClik ausschlaggebend. Über 90% unserer Mitarbeitenden sind draussen unterwegs und haben bei ihrer täglichen Arbeit keinen Computerzugang. Sie sind auf eine mobile Zeit-, Leistungs- und Spesenerfassung angewiesen. Die Smartphoneapp AbaClik ermöglicht unseren Mitarbeitenden eine standortunabhängige Erfassung.

Wie war das Spesenmanagement bei Ihnen vor dem Einsatz von Abacus geregelt?

MS: Die Mitarbeitenden haben ihre Wochenrapporte auf Papier erfasst. Die Spesenbelege wurden dem Wochenrapport beigefügt. Eine Person in der Administration hat anschliessend die Wochenrapporte und die Spesen manuell in das Abacus übertragen.

Welche Vorteile ergeben sich für die BKW Building Solutions durch das digitale Spesenmanagement?

MS: Der Spesenprozess ist jetzt durchgängig digital. Wir haben die Eingabefelder auf das Notwendigste reduziert. Die Spesenerfassung erfolgt so einfach und schnell. Die Spesenbelege sind jetzt zeitnah im System und können fristgerecht für Monatsabschlüsse berücksichtigt werden. Auch das Aufgabengebiet der Person in der Administration hat sich verändert: es gibt jetzt mehr interessante und dafür weniger repetitive Aufgaben zu bewältigen.

Wie wurde das Spesenmanagement von den Mitarbeitenden angenommen?

MS: Es wird sehr geschätzt! Am Anfang wurde dem neuen Prozess mit Skepsis begegnet. Die Zeit- und Spesenerfassung hat sich dann aber als sehr viel einfacher als angenommen herausgestellt. Ich glaube, es macht den Mitarbeitenden mittlerweile sogar Spass.

Wie erfassen Sie Ihre Spesen am liebsten?

MS: Mit AbaClik! Es ist schnell, verständlich und cool – damit macht die Spesenerfassung Spass!

Würden Sie das Abacus Spesenmanagement weiterempfehlen?

MS: Ja, sicher! Es ist einfach und schnell in der Bedienung. Die User Experience ist gut gelöst: Man wird durch die App geführt, es ist praktisch zum Erfassen und auch die Suche überzeugt mich. Egal wie man den Text eingibt, es erscheinen immer die richtigen Vorschläge.

Erfahren Sie mehr zum Abacus Spesenmanagement:
https://www.abacus.ch/produkte/personal/spesenmanagement/highlights#c9828

Oder vereinbaren Sie einen Termin mit unseren Experten:
https://www.etermin.net/abacus?servicegroupid=78547

Spesenmanagement kostenlos testen:
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Murielle Stähli ist bei der BKW Building Solutions als Projektleiterin in der HR Digitalisierung tätig. In dieser Funktion kümmert sie sich um die Digitalisierung der HR Prozesse. Im 2021 hat die BKW Building Solutions mit der mobilen Zeit- und Leistungserfassung von Abacus gestartet, dazu gehört auch das Spesenmanagement.

Über die BKW Building Solutions

Die BKW Building Solutions gehört zum BKW Konzern und bietet vielseitige und professionelle Dienstleistungen in den Bereichen Gebäudetechnik, Automation und IT aus einer Hand. Mit ihrem Netzwerk aus über 50 Gesellschaften ist die BKW Building Solutions regional verankert und schweizweit präsent.