Dieser Text ist ein Advertorial, verfasst von Kunde Abacus Research AG.
Das Abacus Spesenmanagement: Bringt es bloss Vorteile für die Administration oder können auch Mitarbeitende davon profitieren? In diesem Interview mit Emanuel Steiner, Leiter Finanzen, und Hitsch Auer, Aussendienstmitarbeiter der Appenzeller Alpenbitter AG, werden beide Seiten beleuchtet.
Emanuel Steiner, wie sind Sie auf Abacus aufmerksam geworden?
Emanuel Steiner: Wir haben uns im Jahr 2012 nach einer neuen Betriebssoftware umgesehen. Zusammen mit einer Beraterfirma haben wir verschiedene Anbieter evaluiert – fünf davon kamen in die engere Auswahl.
Als Advice Informatik AG das Programm Abacus vorgestellt hat, war der Entscheid für uns klar. Advice Informatik AG hat unsere Geschäftsprozesse schnell verstanden und heute haben wir alle Prozesse digital im Abacus abgebildet. Wir sind sehr glücklich mit dem Wechsel zu Abacus!
Wie haben Sie das Spesenmanagement vor Abacus abgewickelt?
ES: Die Rapportierung und Leistungserfassung der Mitarbeitenden hat bereits vor dem Einsatz des Spesenmanagements im Abacus stattgefunden. Die Mitarbeitenden im Aussendienst mussten uns zusätzlich zur Rapportierung jeden Freitag ihre Spesenbelege per Post zusenden.
Die Spesenbelege wurden bei uns sortiert, kontrolliert und einer Leistung im Arbeitsrapport zugewiesen. Die Spesen wurden dann mit dem nächsten Lohn rückerstattet.
Und wie funktioniert der Spesenprozess jetzt mit Abacus?
ES: Mit dem Spesenmanagement und AbaClik von Abacus können die Mitarbeitenden im Aussendienst ihre Spesen direkt erfassen, wenn sie anfallen. Die Spesenbelege sind sofort digitalisiert und müssen nicht mehr per Post versendet werden.
Wir setzen auf YAPEAL: Mitarbeitende, die ihre Spesen mit YAPEAL zahlen, müssen für die Rückzahlung nicht bis zum nächsten Lohnlauf warten, sondern erhalten das Geld schnell zurück. Zudem bietet die YAPEAL-App eine gute Übersicht über die getätigten und rückerstatteten Spesen.
Auch für uns in der Administration hat der digitale Spesenprozess Vorteile: Wir müssen nicht mehr auf die Belege warten und sind flexibler in der Bearbeitung der Spesen.
Hitsch Auer, ist der Spesenprozess mit Abacus tatsächlich so einfach wie Emanuel Steiner ihn beschreibt? Unterstützt Sie das Abacus Spesenmanagement in Ihrer Tätigkeit im Aussendienst?
Hitsch Auer: Ja, es unterstützt mich sehr in meiner Tätigkeit. Mit dem Abacus Spesenmanagement habe ich mehr Zeit für den Verkauf, früher musste ich abends viel Zeit für Sortieren, Rapportieren und Versenden aufwenden. Das fällt alles weg.
Arbeiten Sie auch mit YAPEAL?
HA: Ja, ich setzte YAPEAL schon bei ungefähr 70% aller Spesenzahlungen ein. Die Kartenzahlung ist in Graubünden noch nicht bei jeder Gaststätte etabliert.
Was sind Ihre Rückmeldungen zu YAPEAL?
HA: Der Spesenprozess mit YAPEAL funktioniert tadellos! Die Spesenauslagen sind meistens innerhalb von 24 Stunden zurück auf meinem YAPEAL Konto.
Wie viele Mitarbeitende arbeiten mit Abacus?
ES: Bei uns arbeiten alle 40 Mitarbeitenden mit Abacus – etwa 20 davon reichen regelmässig Spesen ein.
Würden Sie Abacus weiterempfehlen?
HA: Das Abacus Spesenmanagement wäre für jede Firma ein Schritt in die Zukunft und in die Digitalisierung. Ich würde die Lösung sofort empfehlen.
Was hat Appenzeller mit Abacus gemeinsam?
ES: Wir sind beide aus der Ostschweiz und vertreten mit Stil, Charakter und Persönlichkeit die gleichen Werte. Abacus ist für uns ein zukunftsorientiertes Werkzeug, welches sich problemlos unseren Prozessen anpassen lässt. Benutzerfreundlichkeit und die Vereinfachung von administrativen Tätigkeiten wird sehr gross geschrieben.
Über Appenzeller Alpenbitter AG – der Tradition verbunden und offen für Neues
Im Jahr 1902 legten die beiden Appenzeller Emil Ebneter und Beat Kölbener den Grundstein für die Appenzeller Alpenbitter AG. Sie entwickelten ein Naturprodukt von hervorragender Qualität und unvergleichlichem Aroma: den Appenzeller Alpenbitter mit 42 auserlesenen Kräutern.
Natur, Brauchtum und Tradition gehören zum Kern der Marke Appenzeller Alpenbitter. Der Appenzeller Alpenbitter ist nach wie vor die wichtigste Marke des Appenzeller Traditionsunternehmens.
Als Arbeitgeberin im bevölkerungsmässig kleinsten Kanton der Schweiz beschäftigt die Appenzeller Alpenbitter AG rund 40 Mitarbeitende. Im Sommer 2021 eröffnete die Appenzeller Alpenbitter AG die „Kräuterwelt“.
Der Betriebsrundgang kombiniert auf gelungene Art und Weise Wissensvermittlung rund um die 42 Kräuter und die Appenzeller Brenntradition mit Erlebnis, Spannung und Unterhaltung: www.appenzeller.com.
Über Emanuel Steiner
Emanuel Steiner arbeitet als Leiter Finanzen bei der Appenzeller Alpenbitter AG. Zusätzlich ist er verantwortlich für das Personalwesen und die Informatik. Er hat die Umstellung auf Abacus im Jahr 2012 massgebend mitgestaltet.
Über Hitsch Auer
Hitsch Auer ist für die Appenzeller Alpenbitter AG im Aussendienst tätig – er ist für das Verkaufsgebiet Graubünden zuständig. Zu seinen Aufgaben gehören Planung und Umsetzung von verkaufsfördernden Marketingmassnahmen, dazu gehören Besuche oder Promotions in verschiedenen Gaststätten, Bars oder Tourismushotspots.
Weitere Informationen zum Abacus Spesenmanagement finden Sie unter: www.spesen.ch